5 златни съвета за организиране на събития от бизнес естество
Успешните конференции се осъществяват трудно и изискват цялото ни внимание. При организиране на събитие трябва да помислим за всички детайли. Но как да се уверим, че всичко върви по план? Аква е бизнес хотел в Бургас, който през годините успешно се налага сред предпочитаните за организиране на събития от личен или професионален характер. Бидейки домакин на стотици проведени в Бургас събития, хотелът може да се похвали с натрупан опит и знания що се отнася до бизнес мероприятията. Ето защо решихме да ви представим нашите съвети за перфектно организиране на корпоративни събития. Надяваме се да ви улесним следващия път, когато сте в ролята на организатор.
1. Уточнете характера на събитието
Преди да започнете организация, трябва да уточните типа на вашето събитие – дали става въпрос за провеждане на конференция, семинар или обучение. Всяко от тези мероприятия е специфично и изисква различна организация. Когато сте наясно с типа на вашето събитие, ще получите отговори на много от въпросите, свързани с подготовката. Например по този начин ще знаете как да подредите конферентната зала.
2. Помислете за вашия бюджет
Бюджетът е ключов за успеха на събитието. Помислете каква сума можете да отделите и от какво не трябва да пестите. Ако събитието ви е свързано с популяризиране на бизнеса ви и откриване на нови клиенти, можете да поглезите участниците с повече удобства. Ако е вътрешнофирмено събитие, можете да прецените какво е най-необходимо за вас и вашите колеги. Всичко зависи от резултата, който се стремите да постигнете.
3.Планирайте времето
Добре ще е да направите план и да прогнозирате времетраенето на вашето мероприятие. Сметнете също време за въпроси и почивки. При организиране на събития е важно да се стремите към златната среда. Събитието не трябва да е нито прекалено кратко, нито прекалено дълго, за да държи участниците максимално концентрирани и заинтересовани. Разбира се, оптималното времетраене изцяло зависи от естеството на мероприятието.
4.Осигурете кетъринг и подаръци
Винаги е добре да се подготвите с комплименти за участниците, без значение дали те са потенциални клиенти, колеги или пък партньори. Подсигурете леки закуски и напитки, а в края на събитието можете да ги зарадвате и с малък подарък. Брандирана химикалка, картичка или мостра от продукта на вашата компания ще впечатли гостите ви и ще допринесе за връзката им с тях.
5. Изберете подходящо място
Оставихме тази много важна част за финал, но вие не я подценявайте, защото тук се допускат най-много грешки. Мястото на събитието може да е онова, което оставя положително, но и отрицателно впечатление у вашите гости. Изборът е важен и трябва да бъде информиран. Ние от Аква Хотел Бургас, като дългогодишни домакини на бизнес събития в Бургас, знаем какво се изисква от мястото, за да е перфектно събитието. С радост ще ви споделим какво правим ние, за да се уверим, че предлагаме най-доброто на организаторите и участниците.
- Първото и най-важно е да предложим подходящата конферентна зала на нашия клиент. Хотелът ни разполага с 3 конферентни зали с различен капацитет. Според изискванията и очакванията за брой посетители, подготвяме залата, която най-добре отговаря на всички изисквания.
- Всичките ни зали са перфектно оборудвани в технически аспект. Разполагат с мултимедиен проектор, екран, добър интернет, флипчарт и консумативи. Осигурили сме и озвучителна техника, защото трябва да сме сигурни, че дори най-крайните редове ще чуят вашето послание.
- Предлагаме възможност за кетъринг по време на събитието, както и преференциални цени за настаняване.
- В нашите зали инициаторите на мероприятието са свободни да разместят масите и столовете в стил киносалон, конферентна маса или класна стая. Стараем се да бъдем гъвкави и предлагаме своята помощ в подготовката. С усилия и професионализъм успяваме да превърнем конферентния център на хотел Аква в място без аналог в Бургас.
Ако трябва да направите план за организиране на събитие, знайте, че това невинаги е лесна работа. Зад отлично изпълненото мероприятие стоят стратегически решения, внимание към най-дребните детайли, дълга и прецизна организация. Надяваме се, че сме ви били полезни с нашите 5 съвета. Ако търсите място за вашите бъдещи събития в Бургас, заповядайте при нас, а ние ще ви посрещнем с всички нужни удобства, професионализъм и усмивка.
